海     岳    信    息
                  2006年第7期（总第129期）
河北沧州海岳律师事务所             2006年6月28日

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  海岳论坛

 关于海岳律师事务所实行专职管理人的探索
靳长征  张建军  范广达

    海岳律师事务所创建于一九八九年，前身为沧州地区对外经济律师事务所，上世纪末该所由“国资所”脱钩改制为“合伙所”。海岳律师事务所由“童年期”（创业期）进入“青春期”（人员多了、业务忙了、摊子大了）的变化，使合伙人意识到要适应“规模化、专业化、品牌化、国际化”的发展战略，就应该有本所的专职管理人。自二OOO年至今海岳律师事务所始终实行专职管理人的做法，现就实行专职管理人的尝试和探索发表一点看法，与大家一起探讨。
    一、实行专职管理人的起因和基础
  （一）实行专职管理人的起因
律师事务所小的时候——“童年期”，正在发展、创业阶段。单位小，主任直接插手各项具体工作，有灵活应变的优势，“一手抓”的管理方式，还可以“过得去”。当从“童年期”进入“青春期”时，人员不断增加，专业部室不断增加，业务量不断增加（甚至以50%或100%的速度在增长），服务群体（客户群）也在不断增加。这时候需要突出工作的计划性和系统化，这就暴露出主任管理方面的薄弱之处和日常管理工作与其钻研业务、开拓市场方面不可回避的时间及精力上冲突。主任深感“力不从心”、“分身无术”。律师事务所“青春期”客观上表现出要适应发展战略，就不可忽视和放松内部管理——这是律师事务所自律能力、水平的体现。如何解决好以上矛盾，实践证明实行专职管理人是个可行的办法。这也是实施专职管理人的起因。
   （二）实施专职管理人的基础
这里笔者将律师事务所实施专职管理人做法应具备必要的条件，视为基础。我们认为应具备以下几方面：
    1、初具规模。律师事务所人员初具规模。虽然现没有明确的统一规定，我们从实际情况考虑，认为当一个所人员发展至二十人以上时，可视为初具规模。这时人比较多了，业务忙了，摊子大了，分工也相对细了。这时候所内日常事务性工作和管理工作仅靠主任或副主任抓已不适应了。
    2、形成共识。实行专职管理人对一个所，特别是合伙人队伍必须形成共识。合伙律师事务所重大事项须经合伙人会议研究决定。只有合伙人会议认识到所的发展需要专职管理人和有必要增加此项开支时，律师事务所才能聘用专职管理人。
     3、有章可循。内部管理基本实现规范化，律师事务所已有自己各方面的规章制度。专职管理人在合伙人和主任领导下，依据所内的管理制度和岗位职责，行使权利、履行义务。
    4、稳定的收费和适度的发展基金。律师事务所的经济收益相对稳定（稳定在律师事务所生存和发展“底线”之上），已形成较巩固的客户群，经济效益稳中有升。同时所内的发展基金逐年增加，已具备一定后劲和实力。这时兑现专职管理人的薪酬已不成问题。
    二、对专职管理人，限额、条件、职责、薪酬的设定
   根据律师事务所的规模状况、业务量、经济效益及当地的经济发展等诸因素，设定管理人的数量、条件、职责及酬金。
   （一）管理人的数量设定。结合实际情况，经合伙人会议研究决定设定管理人。管理人可一人或多人不等。应该说律师事务所规模越大、专业化程度越高，对管理人的要求越高、需求越多。海岳律师事务所现在设定多个管理人，以岗位职责划分：有专职行政管理人，有专职财务管理人，有专职档案管理人，有专职接待、立案负责办案手续的管理人。以上管理人各司其责。
   （二）管理人的条件设定。律师事务所结合自己的情况，可设定一般管理人和高级管理人。管理人可以在本所合伙人、律师、行政人员中确定合适的人选，也可以从党政机关或企事业单位聘请合适的人选。从海岳所管理人的情况看，既有“脱钩改制”时留在本所的行政人员（如财务管理人、档案管理人）也有老律师因不适应四处奔波而专门负责办案手续的管理人和行政管理人。同时也有从机关退休并具有领导或管理经验的老同志做专职行政管理人。
   1、一般管理人的条件：一是具有某项管理工作的技能。二是热爱所分管的工作，有敬业精神。三是能严格遵守本所的规章制度。四是有开拓和创新的意识。
   2、高级管理人的条件：一是有较强的组织领导能力，并有律师资格或实际工作经验。二是熟悉和精通律师事务所的内部管理，能认真执行合伙人会议的决议。同时，能适时地提出个人的建议，帮助合伙人建立和健全内部的规章制度。三是专职从事律师事务所日常管理工作，不介入具体业务，能沟通和协调合伙人之间、员工之间及合伙人与员工之间的关系。四是为人正直，作风正派，办事公道，能以身作责。五是爱岗敬业，有开拓创新能力，能创造性地开展工作。
   （三）管理人的职责设定。律师事务所应根据不同岗位的管理人，制定明确的各个岗位职责。从海岳所实行专职管理人实际情况看，各管理人的职责可概括为：
   1、行政管理人（也叫行政总监）。以对合伙人集体负责的精神，在主任领导下，协助合伙人抓好所内的制度建设、文秘工作和行政管理工作。具体职责是对行政及后勤人员的管理，处理所内的日常行政事务；督办所内档案、网络、文印、宣传等工作；定期报告工作和适时提出建议；完成主任或合伙人会议临时交办的任务，以上方面具体工作共系统为21条。
   2、财务管理人（主管会计和现金会计）。在主任和分管合伙人领导下依据相关法律和规定认真做好财务工作，同时日常行政方面要接受行政总监的管理。具体职责涉及做好帐目、票据管理、及时完税、预算和决算、及时落实分配和报酬、开源节流建议、保密工作等共8条。
   3、档案管理人。在主任领导和行政总监管理下，完成好本所的人员、业务、荣誉等方面的档案管理工作。具体职责为按规定完成业务档案归档工作；完善和管理好本所的各种资料及记录；季度末与立案室清理立案登记手续并妥善保管；做好人事档案管理及协办工作；管理好荣誉证件、图书资料、照片、录音、录像等资料；做好“年检注册”相关资料工作等共9条。
   4、立案接待管理人。在主任领导下依据相关规定严格立案审核，领取手续审查和登记制度，同时协助做好日常接待咨询工作。具体职责涉及8条内容。
   （四）管理人的薪酬设定。各个岗位的管理人，在律师事务所的管理中付出着不同的时间、精力和知识，所以各自应得到与之付出成正比的经济报酬。海岳律师事务所对各专职管理人的薪酬设定，实行的是甲乙双方协商一致的做法。既考虑了原行政人员档案工资数额，也注意了管理责任的大小，管理事务的多少等因素，同时还有奖惩制度。
   三、实行专职管理人的尝试和应注意的事项
   海岳律师事务所实行专职管理人六年的时间，有一些感受或者说尝试，同时在实际工作中也认识到应注意处理好一些事项。
   （一）实行专职管理人的尝试。六年来的实践使我们对实行专职管理人有了较深刻的认识。有三点体会：
体会之一，有利于合伙人管理理念的改进。实践使我们认识到实行专职管理人，对律师事务所的健康发展非常必要。一是管理人适时提出建议，帮助合伙人开拓思路，起到“顾问”、“参谋”、“助理”的作用。二是合伙人不在“家”时，日常事务和管理工作仍能“按步就班”的进展。用专职管理人“值得”、“放心”。
   体会之二，有利于律师事务所资源效能的合理配置。过去由能赚钱的主任或合伙人负责所内的管理（表面上省了管理人的费用），他要花费很多的时间和精力去投入管理工作，业务会受到影响，经济会受到损失，这就自然加大了成本投入，付出了更高的代价。实行专职管理人以后，合伙人和主任从日常事务性的管理工作中得以解脱，省出的时间、精力专心做业务，创造的价值远高于付给专职管理人的报酬。管理人与合伙人的配合，突显了“扬长避短”、“人尽其才”。
   体会之三，有利于强化内部管理。实行专职管理人对创建“品牌所”起着积极作用，进一步整合和弘扬了团队协同精神，保证了公益活动组织领导和计划性，促进了规章制度的健全和可操作性。改变和避免了内部管理方面的“一言堂”、强调“人情”、灵活行事等弱点，实现了比较科学的、民主的、统一的、规范的内部管理。
   （二）应注意的事项
   六年的探索我们认为应突出注意处理好以下事项。
   1、“合伙人”与“管理人”的和谐相处。合伙人与管理人要相互尊重，要围绕本所的发展战略，心往一处想、劲往一个方向使，须在“四要”上下功夫。一要“摆正位”。合伙人是所的“老板”但不能“摆架子”，不能以“主人”自居、盛气凌人，要平易近人。管理人是雇员（职员），要认真贯彻执行合伙人会议的决议，同时要积极以“主人”的身份关心和思考问题，善于“谏言献策”。二要“勤沟通”。合伙人有自己的利益追求和想法，管理人也有个人的利益追求和想法，二者需要经常交流，实现思想上的沟通，找到双方利益的“平衡点”，做出的决策，力求“合理”。三要“多理解”。相互理解是和谐相处的重要保障，合伙人与管理人在工作中因受地位、利益、水平、能力等差别的制约，在一些事上，自然会有不同的认识或看法这里就需要“换位思考”，相互理解，求“大同”。四要“讲友谊”。大家走到一起就是朋友，朋友之间的友谊是和谐相处的基础。“友谊第一、利益第二”是朋友之间处事的普遍原则。合伙人和管理人要特别讲友谊。
   2、合伙人会议确定管理人“人选”时要积极稳妥。现实生活中确定“管理人”会涉及多方的利益和关系。这里应特别注意处理好三个方面的关系。一是既要照顾本所人员现状（特别是原有行政人员作用的发挥），更要注意有利于单位的长远建设。处理好“内用”（使用原有人）与“外聘”（从外单位聘用人）的关系。二是既要照顾“关系人”（亲朋好友各方的关系），更要注重人选的综合素质。处理好“照顾关系”与“合适人选”的关系。三是既要照顾眼前的利益，更要重视单位的“品牌”效益。处理好眼前与长远的利益关系。
   3、要关注管理人能力和水平的提高。合伙人应把管理人能力和水平的提高列入议事日程。一是为管理人订购与其工作相关的资料或刊物。二是有目的地指派管理人参加学习和培训。三是鼓励管理人总结经验和参加必要的理论研讨活动。使管理人要不断更新观念和知识，研究新情况，适应新形势，探索新举措，总结新经验。为律师事务所建设和管理工作多做贡献。
以上实行专职管理人的探索，旨在供各位领导和同仁参考，请多指教。
    谢谢！